Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Een nieuwe wet

Privacy staat volop in de aandacht vanuit de politiek, de media en ook binnen de kerk wordt er veel over het onderwerp gesproken. Aanleiding hiervoor is de vernieuwde wetgeving: de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Nederlandse uitvoeringswet die vanaf 25 mei 2018 in werking is getreden. De AVG zorgt voor een uniforme toepassing van de privacyregels binnen de Europese Unie.

 

Ook in onze gemeente hebben we te maken met privacy en hebben daarin een verantwoordelijkheid. Dat is niet nieuw. Binnen onze gemeente is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Maar met de opkomst van internet en de mogelijkheden die de kerken daardoor hebben om meer mensen te bereiken, komen er ook meer vragen over hoe er om wordt gegaan met de persoonsgegevens. De EU is hier heel helder in en ziet de bescherming van privacy als een fundamenteel grondrecht dat net zo belangrijk is als het recht op een vrije meningsuiting, het recht op vrijheid van godsdienst en het recht op lichamelijke integriteit. Wie zich niet aan deze wet houdt, riskeert een hoge boete. De nieuwe privacywetgeving stelt eisen aan hoe die persoonsgegevens worden verwerkt, welke beleidskeuzes en belangenafwegingen binnen een gemeente in dat kader gemaakt worden en hoe dat wordt gecommuniceerd. De AVG heeft dus invloed op de manier van omgaan, registreren en bewaren van persoonsgegevens.

Wat moeten wij doen

Het is dus nu aan ons als gemeente om vast te leggen hoe wij de persoonsgegevens verwerken en gebruiken Dit alles moet met een goede onderbouwing en motivatie en een degelijke belangenafweging op een juiste wijze worden vastgelegd. Allereerst is het een taak om iedereen hierover te informeren, zoals welke acties inmiddels zijn uitgezet en welke stappen er allemaal nog gezet moeten worden. En dat zullen we ook blijven doen. Als gemeente willen we hier zoveel mogelijk transparant in zijn, zodat eenieder weet wat er met de persoonsgegevens wordt gedaan.

De raad van de Gemeente heeft inmiddels een privacy coördinator aangesteld om in samenspraak met de raad van de Gemeente de AVG binnen de gemeente in te voeren.

Stappenplan

De volgende stappen zullen in de komende periode worden gezet.

• Vast leggen beleid (in Jip en Janneke taal) in een privacy statement.
• Inventariseren hoe de stromen van gegevens gaan n.a.v. een uitgebreide vragenlijst. Alle gemeenteleden die te maken hebben met persoonsgegevens zullen hiervoor worden          benaderd. Denk hierbij aan: ICT, ledenadministratie, website, clouddiensten, gemeenteblad deurbriefjes, email, telefoon, social media, opnames van diensten, archiveren van digitale      en/of papieren bestanden, etc.

• Het opstellen van een privacyverklaring.
• Het opstellen van een verwerkersovereenkomst (VWO). Dit is voor derde partijen die indien nodig onze gegevens bewaren of bewerken. Het opstellen van een stappenplan voor datalekken
• Het opstellen van plan om verzoek voor informatie o.b.v de privacywetgeving. Toestemming verkrijgen en privacyverklaring goed laten keuren. We zullen u blijven informeren, via het Kompas, via de website en/of nieuwsbrief.
• Belangrijk om te weten!

Wat is voor u nu belangrijk om te weten? De maatregelen die uit de wet AVG voortvloeien kunnen wij niet in één keer invoeren, maar we willen u er wel op attenderen dat zolang we nog geen officiële privacyverklaring hebben opgesteld dat u akkoord gaat met de informatievoorziening waar uw persoonsgegevens mogelijk in beeld kunnen worden gebracht, te denken valt aan:

• Er beeld- en geluidopnames worden gemaakt, voor livestream uitzending, dvd opnames, website, social media en archivering.
• Voor gemeenteleden valt te denken aan gegevens op het deurbriefje, gemeenteblad, email, ledenadministratie, adressenboekje, archivering, etc

 

Mocht u niet akkoord gaan met de huidige informatievoorziening dan dient u dit kenbaar te maken bij de Raad van de Gemeente.

Kinderen en jongeren

De kinderen van 0 t/m 4 jaar: ‘de crèche’ en de kinderen 4 t/m 12 jaar: ‘de His Kids’ hebben een eigen programma in onze gemeente. Tijdens deze ochtend kan het zijn dat er beeldmateriaal van uw kinderen, in foto en/of video, wordt gemaakt voor archivering en voor op een besloten Facebookpagina. Overigens is men hier wel terughoudend in.

De jongeren in de leeftijd van 12 t/m 16 jaar hebben op andere momenten hun samenkomsten. Ook op die momenten kan het zijn dat er beeldmateriaal van uw kind, in foto en/of video, wordt gemaakt voor archivering en voor op een besloten Facebookpagina

 

Hierbij geldt dat zolang de privacyverklaring nog niet officieel is opgesteld dat u als ouders hiermee akkoord gaat. M.bt. kinderen onder de 16 jaar geven ouders hiervoor toestemming.

Mocht u met betrekking tot uw kinderen niet akkoord gaan met de huidige informatievoorziening dan dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken bij de Raad van de Gemeente.

 

 

Vragen?

Mocht u vragen hebben, stel ze gerust!

U kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken.

 

 

Uiteindelijk is privacy een zaak die de hele gemeente aangaat.